Условия защиты данных, связанные с наймом персонала на работу

1. ВВЕДЕНИЕ

Условия защиты данных, связанные с наймом персонала на работу, объясняют, с какими целями и на каких юридических основаниях Delfi Meedia AS (далее также Delfi Meedia или мы) как ответственный обработчик данных собирает или иным способом обрабатывает личные данные субъектов данных и каковы при этом права субъектов данных. Для обеспечения прозрачности мы также предоставляем прочую обязательную информацию.

Субъект данных (далее также вы) в понимании условий защиты данных – это соискатель работы в Delfi Meedia или потенциальный кандидат на соискание работы, или иное лицо, с которым мы сталкиваемся в процессе найма на работу (например, рекомендатель).

2. ОТВЕТСТВЕННЫЙ ОБРАБОТЧИК ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Delfi Meedia AS

Регистрационный код предприятия: 10586863

Адрес: ул. Нарва маантеэ, 13, 10151 Таллинн

Контакты: 669 8080, info@delfi.ee.

Специалист по защите данных: isikuandmed@delfi.ee.

3. ПРИНЦИПЫ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

При обработке персональных данных Delfi Meedia соблюдает следующие принципы.

1. Прозрачность – Delfi Meedia обрабатывает персональные данные законным, справедливым и прозрачным способом.
2. Ограничение цели – Delfi Meedia собирает ваши персональные данные с четко и ясно определенными и правомерными целями. Изменение целей обработки может исходить из правовых актов или вашего разрешения. В любом случае мы предупредим вас об этом.
3. Сбор как можно меньшего количества данных – Delfi Meedia гарантирует, что обрабатываемые персональные данные актуальны, важны и ограничены тем, что необходимо с точки зрения цели их обработки.
4. Правильность – Delfi Meedia гарантирует, что ваши персональные данные верны и актуальны. Неверные с точки зрения обработки персональные данные мы незамедлительно удаляем или исправляем.
5. Ограничения хранения – при хранении персональных данных Delfi Meedia учитывает необходимость их обработки, то есть данные, позволяющие идентифицировать физическое лицо, хранятся до тех пор, пока это необходимо для достижения цели обработки. При определении срока хранения Delfi Meedia соблюдает требования правовых актов или при определении срока опирается на свой оправданный интерес.
6. Надежность и конфиденциальность – Delfi Meedia обрабатывает ваши персональные данные способом, который гарантирует их надлежащую безопасность, в том числе защищает от несанкционированной или незаконной обработки и случайной утери, гибели или повреждения. Delfi Meedia сохраняет конфиденциальность всех обрабатываемых персональных данных и защищает персональные данные от незаконного попадания к третьим лицам применением эффективных мер безопасности, в том числе использованием технических и организационных мер.
7. Защита персональных данных: проектируемая и по умолчанию – при разработке, выборе и использовании продуктов и услуг, требующих обработки персональных данных, Delfi Meedia учитывает необходимость защиты персональных данных. Также Delfi Meedia применяет соответствующие технические и организационные меры, которые гарантируют, что по умолчанию обрабатываются только те персональные данные, которые необходимы для достижения конкретной цели.

4. ОБРАБАТЫВАЕМЫЕ ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ И ИСТОЧНИКИ ИХ СБОРА

Delfi Meedia обрабатывает главным образом те персональные данные, которые вы сами предоставляете Delfi Meedia или которые возникают в ходе процесса найма на работу. Delfi Meedia обрабатывает персональные данные следующих видов.

8. Главные персональные данные, то есть ваши имя и фамилия.

Эти данные мы получаем от вас в начале процесса найма на работу или в ходе него, мы также можем получить эти данные от рекомендующих вас третьих лиц. Если вы являетесь рекомендателем, то ваши данные мы получили от соискателя работы.

9. Контактные данные, то есть ваш адрес электронной почты и номер телефона.

Эти данные мы получаем от вас в начале процесса найма на работу или в ходе него, мы также можем получить эти данные от рекомендующих вас третьих лиц. Если вы являетесь рекомендателем, то ваши данные мы получили от соискателя работы.

10. Данные об опыте, образовании и обучении, то есть информация об образовании и участии в курсах, а также информация о ваших навыках и компетенциях, а также прочая информация, подтверждающая квалификацию, связанную с работой.

Эти данные мы получаем в начале процесса найма на работу или в ходе него.

11. Общий обмен информацией, связанный с работой, то есть электронная переписка, связанная с наймом на работу, или другой актуальный обмен информацией.

Мы получаем эти данные от вас, или эти данные создаются в ходе процесса найма на работу.

12. Данные соответствия и управления рисками, то есть информация, которую мы собираем в ходе проверки бэкграунда.

Мы собираем данные для проверки бэкграунда только из общедоступных источников в Интернете и при необходимости от вашего предыдущего работодателя.

13. Данные социальных сетей, то есть общедоступная информация на ваших аккаунтах в социальных сетях (например, LinkedIn, Facebook и т.д.), например, прежний опыт работы, образование или другая информация, которая является открытой и может быть актуальной в процессе найма на работу.

Мы можем собирать эти данные при поиске потенциальных кандидатов для найма на работу, если получаем от вас заявление о приеме на работу или рекомендацию от какой-то третьей стороны.

14. Данные с камер видеонаблюдения, то есть записи с камер видеонаблюдения (без звука).

Мы получаем эти данные от вас, если вы приходите к нам в офис, поскольку входы в него и открытая зона обслуживания клиентов оснащены системой видеонаблюдения.

15. Данные, связанные с наймом и приемом на работу, то есть данные, которые вы предоставляете нам или которые были созданы в ходе найма и приема на работу, в том числе ваше CV (в том числе в определенных случаях видео-CV), мотивационное письмо, рекомендации (учитывайте, пожалуйста, что вы обязаны предварительно получить согласие от рекомендателей на передачу нам их контактных данных), детали собеседования, результаты тестов (в том числе личностного теста) и копии необходимых документов.

Эти данные мы получаем в начале процесса найма на работу или в ходе него.

Помимо описанного выше, Delfi Meedia обрабатывает также другие персональные данные, дополнительно описанные в пункте 5 условий защиты данных.

5. ЦЕЛИ И ЮРИДИЧЕСКИЕ ОСНОВАНИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Мы обрабатываем ваши персональные данные со следующими целями и на следующих юридических основаниях.

16. Оправданный интерес

При обработке персональных данных в описанных ниже целях мы опираемся на оправданные интерес как на юридическое основание. Вы имеете право попросить разъяснений относительно обработки персональных данных, опирающейся на оправданный интерес, отправив запрос на адрес электронной почты, упомянутый в пункте 2. Также вы имеете право отправить возражение, если сочтете, что обработка ваших данных в приведенных ниже целях вредит вашим интересам.

17. Обработка персональных данных для принятия мер, предшествующих заключению договора

На этом юридическом основании мы обрабатываем ваши персональные данные, если это необходимо для принятия мер, предшествующих заключению трудового договора, по вашему ходатайству.

18. Согласие

В некоторых ограниченных случаях нам необходимо ваше согласие на обработку данных. Вы всегда имеете право отозвать свое согласие, отправив нам соответствующее сообщение на адрес электронной почты, упомянутый в пункте 2.

Отзыв согласия не влияет на законность обработки персональных данных, проводившейся на основании согласия до его отзыва.

6. СРОКИ ХРАНЕНИЯ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Delfi Meedia сохраняет данные только до тех пор, пока они необходимы для достижения цели их обработки. В случае с разными данными это означает разные сроки хранения. К примеру:

• Персональные данные не выбранных кандидатов мы храним 18 месяцев с целью защитить себя от возможных требований, вытекающих из закона о равном обращении.

• Если вас не выбрали на работу, но вы даете согласие на то, чтобы мы сделали вам предложение о выходе на работу как следующему в рейтинге кандидату, то мы храним ваши данные 5 месяцев с того момента, как мы делаем предложение о выходе на работу лицу, выигравшему конкурс.

• Если вы дали согласие на то, чтобы мы могли информировать вас о возможных других вакансиях, то мы храним ваши данные 18 месяцев.

С более точными сроками хранения можно ознакомиться, если вы обратитесь к нам, воспользовавшись контактными данными, приведенными в пункте 8 (права субъекта данных) условий защиты данных.

7. ЛИЦА, ПРИНИМАЮЩИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ, И ПЕРЕДАЧА ДАННЫХ В ТРЕТЬИ СТРАНЫ

Обычно Delfi Meedia не передает персональные данные третьим лицам. В то же время в определенных случаях это все же неизбежно. В контексте найма на работу мы разделили лиц, принимающих данные, на две категории:

• самостоятельные ответственные обработчики (например, аудиторы, адвокаты, органы государственной власти);

• уполномоченные обработчики. Уполномоченный обработчик персональных данных – это лицо, обрабатывающее персональные данные от имени ответственного обработчика (Delfi Meedia). Delfi Meedia привлекает уполномоченного обработчика, в числе прочего, в следующих целях:

• для оказания услуги (например, хостинг сервера);
• для оценивания кандидатов (например, проведение тестирования).

Delfi Meedia не передает ваши персональные данные за пределы Европейского союза или Европейской экономической зоны, а также в такие третьи страны или таким международным организациям, уровень защиты данных в которых Европейская комиссия оценивает как недостаточный. Если это все же необходимо, то такая передача персональных данных происходит только при наличии соответствующего юридического основания, и мы принимаем соответствующие защитные меры. Обычно в таких случаях передача данных происходит на основании принятых Европейской комиссией типовых условий договора о передаче персональных данных в третьи страны (standard contractual clauses).

Вы имеете право получать дополнительную информацию о передаче своих данных путем запроса на ознакомление с данными, если обратитесь к нам, воспользовавшись контактными данными, приведенными в пункте 8 (права субъекта данных) условий защиты данных.

8. ПРАВА СУБЪЕКТА ДАННЫХ

Delfi Meedia считает очень важным право субъектов данных на приватность. Вы как субъект данных обладаете следующими правами.

• Ознакомление с данными Вы имеете право знать, обрабатываются ли ваши персональные данные, какова цель обработки и какие виды персональных данных обрабатываются. А также кому данные разглашаются (прежде всего принимающие лица в третьих странах), как долго данные хранятся и каковы ваши права в связи с исправлением, удалением и ограничением обработки данных.
• Исправление или дополнение данных. Вы имеете право требовать исправления касающихся вас персональных данных, если они неверные или неполные.
• Удаление данных. В определенных случаях и по желанию вы можете воспользоваться своим правом быть забытым, то есть попросить, чтобы мы удалили ваши персональные данные. Мы удалим ваши данные, за исключением случаев, когда возникнет какое-то другое юридическое основание для обработки персональных данных, например, обязательство, вытекающее из закона.
• Ограничение обработки данных. В определенных случаях вы имеете право ограничить обработку своих персональных данных на определенное время (например, если вы подали возражение на обработку персональных данных).
• Подача возражений на обработку своих персональных данных, если Delfi Meedia использует ваши персональные данные, например, при осуществлении профилирования. При подаче возражения Delfi Meedia должно прекратить обработку ваших персональных данных, за исключением случаев, когда Delfi Meedia может доказать, что ваши персональные данные обрабатываются по уважительной правомерной причине, перевешивающей ваши интересы, права и свободы, или если обработка данных необходима с целью составления, представления или защиты правовых требований.
• Перенос персональных данных. Если обработка ваших персональных данных основана на вашем согласии или заключенном с нами договоре и данные обрабатываются автоматизированным способом, то вы имеете право получать касающиеся вас персональные данные, которые вы предоставили нам, в структурированном, общеиспользуемом и машиночитаемом формате. Также вы имеете право требовать, чтобы мы передали данные напрямую другому поставщику услуг, если это технически осуществимо.
• Отзыв согласия. Если персональные данные обрабатываются на основании вашего согласия, то вы имеете право в любой момент отозвать это согласие, отправив нам соответствующее сообщение на адрес электронной почты isikuandmed@delfi.ee.
• Право обратиться в Delfi Meedia, надзорное учреждение или в суд. Если вы хотите воспользоваться одним из перечисленных выше прав, то мы просим вас прислать нам соответствующее сообщение на адрес электронной почты isikuandmed@delfi.ee. Если вы считаете, что ваши права нарушены, вы имеете право обратиться в Инспекцию по защите данных и/или в суд. Контактные данные инспекции по защите данных можно найти на веб-сайте www.aki.ee.

9. ПРИКЛАДНОЕ ПРИЛОЖЕНИЕ

Delfi Meedia регулярно пересматривает условия защиты данных и адаптирует их в соответствии с изменениями, происходящими в обработке персональных данных.